ISO 9001 belgesi almak isteyen kuruluşlar için hazırlık, başvuru, denetim ve gözetim aşamalarının sade bir özeti.
ISO 9001, kuruluşların ürün ve hizmetlerini tutarlı biçimde sunmasını sağlayan kalite yönetim sistemi standardıdır. Belge, sistemin kurulduğunu ve uygulandığını bağımsız bir denetimle gösterir. Süreç bir evrak işlemi değildir: denetçi, yazılan kuralların günlük işte uygulanıp uygulanmadığına bakar.
1. Hazırlık: sistemi kurun ve çalıştırın
Başvurudan önce kuruluşun temel işleri netleşmiş olmalıdır. Hazırlıkta genellikle şu adımlar izlenir:
- Sistemin kapsamını, yani hangi faaliyet ve adresleri içereceğini belirleyin.
- Ana süreçleri, sorumluları ve ölçülebilir kalite hedeflerini tanımlayın.
- Riskleri ve fırsatları değerlendirin.
- Gerekli dokümante bilgileri ve kayıtları oluşturun.
- İç tetkik ve yönetimin gözden geçirmesi çalışmalarını tamamlayın.
Son madde sıkça atlanır. Denetim öncesinde sistemin kendi kendini değerlendirdiğini gösteren kayıtlar hazır olmalıdır.
2. Başvuru ve teklif
Başvuruda kuruluş bilgileri, adresler, faaliyet alanı ve çalışan sayısı paylaşılır. Denetim süresi bu bilgilere göre belirlenir, ardından teklif sunulur ve sözleşme yapılır. Sistem belgelendirme başvuru formu ile süreci başlatabilirsiniz.
3. Aşama 1 denetimi
Aşama 1, kuruluşun asıl denetime hazır olup olmadığını gösterir. Denetçi kapsamı, dokümantasyonu, iç tetkik ve yönetimin gözden geçirmesi kayıtlarını inceler. Eksikler varsa Aşama 2 öncesinde giderilmesi istenir.
4. Aşama 2 denetimi
Aşama 2 sahada yapılır. Denetçi çalışanlarla görüşür, süreçleri gözlemler ve kayıtları örnekler. Standartla uyuşmayan noktalar uygunsuzluk olarak yazılır. Kuruluş bunların kök nedenini araştırır ve düzeltici faaliyetlerini sunar.
5. Belgelendirme kararı
Denetim raporu ve düzeltici faaliyetler değerlendirilir. Şartlar sağlanıyorsa belge, kapsam bilgisiyle birlikte düzenlenir. Belgenin üzerinde yazan kapsam önemlidir: belge yalnız bu kapsam için geçerlidir.
6. Gözetim ve yeniden belgelendirme
Belge bir kez alınıp unutulmaz. Sistem, geçerlilik süresi boyunca yapılan gözetim denetimleriyle izlenir, süre sonunda yeniden belgelendirme denetimi gerekir. Süresinde yapılmayan denetim belgenin askıya alınmasına veya iptaline yol açabilir.
En sık yapılan hatalar
- Sistemi yalnızca denetim için kurmak, günlük işte uygulamamak.
- Kapsamı gerçek faaliyetlerden dar veya geniş yazmak.
- Üst yönetimi sürece dahil etmemek.
- Gözetim tarihlerini takip etmemek.
Standardın ayrıntıları için ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi sayfamızı inceleyebilirsiniz.