Tedarikçinizin veya ihale katılımcısının sunduğu belgenin güncel ve gerçek olup olmadığını anlamak için kontrol etmeniz gereken noktalar.
Bir tedarikçi veya iş ortağı size ISO belgesi sunduğunda, kâğıdın üzerindeki bilgi her zaman güncel durumu göstermeyebilir. Belgenin süresi dolmuş, askıya alınmış ya da kapsamı daraltılmış olabilir. Satın alma ve kalite ekipleri için kısa bir kontrol, ileride çıkabilecek sorunları önler.
Belgenin üzerinde nelere bakmalısınız?
- Kuruluş unvanı ve adres: Karşınızdaki firmayla ve üretim yeriyle birebir aynı mı?
- Standart ve sürüm: Hangi standarda göre düzenlendiği açıkça yazıyor mu?
- Kapsam: Satın aldığınız ürün veya hizmet belgenin kapsamında mı?
- Tarihler: İlk düzenleme ve geçerlilik bitiş tarihi güncel mi?
- Belge numarası: Sorgulama için gereken numara belgede var mı?
- Düzenleyen kuruluş: Belgeyi kimin verdiği ve iletişim bilgileri belli mi?
Belge numarasıyla sorgulama
En güvenilir yol, belgeyi düzenleyen kuruluşa sormaktır. Belgelendirme kuruluşları belgenin durumunu doğrulayabilir. MEC VIQC tarafından düzenlenen belgeler için sertifika sorgulama sayfamızı kullanabilir, kayıt bulamazsanız bize yazarak teyit isteyebilirsiniz.
Belge durumları ne anlama gelir?
- Geçerli: Belge yürürlükte, gözetim süreci devam ediyor.
- Askıya alınmış: Belge geçici olarak kullanılamaz. Bunun nedeni örneğin zamanında yapılmayan gözetim denetimi olabilir.
- İptal edilmiş: Belge artık geçerli değildir ve kullanılamaz.
- Süresi dolmuş: Yeniden belgelendirme tamamlanmadığı için belge sona ermiştir.
Akreditasyon bilgisini nasıl değerlendirmelisiniz?
Belge üzerinde bir akreditasyon markası varsa, bunu ilgili akreditasyon kurumunun kendi sorgulama kanalından ayrıca doğrulayabilirsiniz. İhale veya müşteri şartnamesi belirli bir akreditasyon istiyorsa belgeyi bu şarta göre kontrol edin.
Şüpheli durumlarda ne yapmalı?
Bilgiler uyuşmuyorsa ya da düzenleyen kuruluşa ulaşılamıyorsa belgeye dayanarak karar vermeyin. Tedarikçiden güncel belge isteyin ve doğrulamayı kuruluştan doğrudan alın. Bu kontrolleri yılda bir tekrar etmek, tedarikçi listenizi güncel tutmanın kolay bir yoludur.