Aldığınız belgeyi müşterilere doğru anlatmak için web sitesinde, kataloglarda ve ürün ambalajında nelere dikkat etmelisiniz?
Belge almak için önemli bir emek harcanır, ama bu emek çoğu zaman web sitesinin bir köşesinde küçük bir logoyla sınırlı kalır. Oysa doğru anlatıldığında belge, müşterinin güven kararını kolaylaştıran güçlü bir kanıttır. Yanlış kullanıldığında ise belgenin askıya alınmasına kadar giden sorunlar doğurabilir.
Temel kural: belge yönetim sistemine aittir
ISO 9001 gibi yönetim sistemi belgeleri ürünü değil, kuruluşun sistemini belgelendirir. Bu yüzden “ISO belgeli ürün” ifadesi yanıltıcıdır. Doğru anlatım, “ISO 9001 standardına göre belgelendirilmiş bir kuruluşta üretilmiştir” şeklindedir.
Web sitesinde belgeyi nasıl göstermelisiniz?
- Ayrı bir sayfa açın: Belgeleri “Kalite Belgelerimiz” gibi kolay bulunan bir sayfada toplayın.
- Belgenin görselini okunur verin: Küçük ve bulanık görsel güven vermez. Görselin yanında PDF sürümü de sunun.
- Kapsamı yazın: Belgenin hangi faaliyetleri kapsadığını metin olarak belirtin.
- Numarayı ve tarihi ekleyin: Ziyaretçi belgeyi kolayca doğrulayabilsin.
- Doğrulama yolunu gösterin: Belgelendirme kuruluşunun sorgulama sayfasına bağlantı verin.
Belge bilgisini güncel tutun
En sık rastlanan sorun, yenilenmiş belgenin web sitesine işlenmemesidir. Süresi geçmiş belge görseli, kurumsal güven açısından hiç belge göstermemekten daha zararlıdır. Belge sayfasını yazılımcıya ihtiyaç duymadan panelden güncelleyebileceğiniz bir kurumsal web sitesi altyapısı, kapsam değiştiğinde veya belge yenilendiğinde bilginin eski kalmasını önler.
Belge sayfası aynı zamanda aramalardan gelen ziyaretçi için de değerlidir. “ISO belgeli üretici” gibi aramalarda sizi bulan alıcı, belgeyi, kapsamı ve doğrulama yolunu tek sayfada görürse güvenle iletişime geçer.
Katalog, teklif ve kartvizitlerde kullanım
Logo tanıtım broşürlerinde, teklif dosyalarında ve resmi yazışmalarda kullanılabilir. Dikkat etmeniz gereken noktalar şunlardır:
- Logonun oranlarını ve renklerini değiştirmeyin.
- Belge logosunu kendi firma logonuzdan daha baskın kullanmayın.
- Belge kapsamı dışındaki bölüm, şube veya iştirakler için kullanmayın.
Ürün ve ambalajda dikkat
Sistem belgesi logosu ürünün üzerinde veya ürünün doğrudan bulunduğu pakette kullanılmaz. Son kullanıcıya ulaşmayan dış kolilerde ise belgenin yönetim sistemine ait olduğunu belirten açık bir ifadeyle kullanılabilir.
Belge sona ererse ne yapmalısınız?
Belge süresi dolduğunda, askıya alındığında veya iptal edildiğinde logo kullanımı durdurulmalıdır. Web sitesi, katalog ve e-posta imzaları dahil tüm mecralar gözden geçirilmelidir.
MEC VIQC belgeli kuruluşlar için geçerli kurallara logo kullanma talimatımızdan ulaşabilirsiniz.